Der Chatbot “Botto” ist ein Selbstinformationssystem, welche Antworten auf wichtige, häufig gestellte Fragen rund um die Prüfungsämter der FIN und FEIT anbietet. Durch die Nutzerbewertung von Antwortvorschlägen bei mehreren möglichen Ergebnissen lernt der Chatbot genauer zu antworten. Zusätzlich wächst die Datenbasis kontinuierlich durch eine redaktionelle Pflege an.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke der Verarbeitung:

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

Erlaubnis der Nutzer vorhanden: Art. 6 Abs. 1a DSGVO

Die Einwilligung erfolgt im Zuge der Zustimmung zu den Datenschutzbestimmungen der Website der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, in die der Chatbot integriert ist.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden an folgende Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe jeweils erforderlich ist:

• Interne Stellen:
  • Arbeitsgruppe Chatbotentwicklung (Weiterentwicklung des Chatbots)
• Externe Stellen:
  • Onlim GmbH (Hosting der Chatbot-Applikation in Auftragsverarbeitung)

Wir verwenden auf unserer Website Chatbot-Funktionen der Firma Onlim (Onlim GmbH, Michael-Gaismair-Strasse 13, 6410 Telfs, Österreich, in Folge “Onlim”). Durch die Nutzung der Chatbot-Funktionen wird eine direkte Verbindung zu den Servern von Onlim hergestellt. Durch die Eingaben im Chat werden Daten an die Onlim-Server übermittelt. Die Chatbot-Daten werden in zertifizierten und hochverfügbaren Datencentern in Deutschland gehostet. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz bei Onlim finden Sie unter https://onlim.com/datenschutzerklaerung/.

Cookies

Cookies werden für folgende Zwecke eingesetzt:

1. Cachen der Einstellungen, welche der Chatbot-Nutzer getätigt hat (z.B. Ton ein/aus).
2. Um festzustellen, ob der Chatbot-Nutzer die Begrüßungsnachricht gesehen/geschlossen hat.
3. Um bei neuerlichen Besuchen zu wissen, welche Konversation von Chatbot Nutzer schon gestartet wurde.

Alle Cookies werden gesetzt und sind aus technischen Gründen nötig, dass das Widget einwandfrei funktioniert. Sie werden weder für analytische- noch für Marketing-Zwecke
verwendet und die Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet.

Zur Verfolgung der Nutzer-Informationen werden im LocalStorage/SessionStorage des Browsers Daten hinterlegt. Falls der Browser den Zugriff auf localStorage/SessionStorage nicht erlaubt/unterstützt, dann wird versucht die Daten, als Cookie zu speichern.

• onlimChat.chatwidget-{Widget-ID}-sender: Diese beinhaltet eine Referenz zum Nutzer in unserem System
• onlimChat.chatwidget-{Widget-ID}-auto-msg: Diese beinhaltete Information bezüglich der Begrüßungsnachricht (z.B. ob der Nutzer diese bereits gesehen oder geschlossen hat).
• onlimChat.chatwidget-{Widget-ID}-timestamp: Zeitpunkt des letzten Besuches des Nutzers.
• onlimChat.chatwidget-{Widget-ID}-widgetInfo: Beinhaltet grundlegende Information zur Darstellung des Widgets, damit der Nutzer diese nicht bei jedem Besuch neu vom Server laden muss.
• onlimChat.chatwidget-{Widget-ID}-sound: Der Nutzer hat die Möglichkeit, den Ton ein- und auszuschalten. Dies wird hier hinterlegt.

Wenn Chatbot-Nutzer:innen den Browser so einstellt, dass kein Zugriff auf Cookies besteht, dann werden diese Cookies auch nicht gespeichert.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Daten der Nutzer:innen werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies – ggf. unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Speicherung des Chatverlaufs:

Der Chatverlauf wird zur Weitergabe an die Fachabteilung und/oder zur kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität über die Dauer des Gesprächs hinaus gespeichert. Bei der Chatbot-Lösung kommt eine Software zur Anwendung, die einen Algorithmus auf Basis einer„Künstlichen Intelligenz“ verwendet und sich kontinuierlich verbessert. Um dies zu erreichen und den Chatbot zu trainieren, werden Chatnachrichten von Chatbot-Nutzer:innen gespeichert und verarbeitet. Der Chatverlauf wird nach 14 Tagen anonymisiert. Die Konversationen werden generell mit einem zufällig generierten Pseudonym versehen, das Chatbot-Nutzer:innen nicht zugeordnet werden kann und somit die Anonymität der Nutzer:innen gewährleistet.
Die gespeicherten Daten beinhalten den Text und/oder Anhänge, das Erstelldatum der Nachrichten und welche Intents/Antworten diese ausgelöst haben. Dauer und der Zeitpunkt der Kommunikation werden zu statistischen Zwecken – insbesondere zur Optimierung der Dienstleistung – anonymisiert gespeichert.

Im Chatbot können Online-Formulare enthalten sein, welche für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Wenn Sie diese Möglichkeit wahrnehmen,
werden folgende Daten an den Chatbot übermittelt und gespeichert:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die Otto-von-Guericke-Universität eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind nicht dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Die Erhebung erfolgt auf freiwilliger Basis. Da unser Dienst jedoch auf die Erhebung und Verarbeitung genannter Daten angewiesen ist, würde eine Nichteinwilligung eine Inanspruchnahme des Dienstes ausschließen.